近期多個客戶咨詢有關單位備用金的記賬方法以及如何實現科學合理管理的問題，我們對這一問題做一個簡單的整理，供大家參考。

備用金與借款的區別：

   備用金，一般是指企業、機關、事業單位等撥付給非獨立核算的內部部門或工作人員備作差旅費、招待費、辦公耗材費等專用款項。從性質上看，與借款比較相似，有部分企業會以借款的形式進行管理，在實際費用支出后，再以核銷借款的形式進行報銷。但嚴格來說，備用金不能等同于借款，備用金管理要嚴格的監控其使用用途，特別是在行政事業單位中備用金，往往需要報財政審核。

如何記賬：

   我們建議，一般企業可采用個人借款的方式進行管理，現在“業務處理”——》“個人借款管理”中錄入借款，并轉記入日記賬（如果當天借當天還也可以不記入日記賬、待實際報銷后僅將實際支出記入日記賬）。行政事業單位則需要在日記賬中編制憑證，對方科目選擇“備用金”，以便進行后續統計查詢。此外建議建立備用金憑證的專用格式（需要套打格式請與我們聯系免費定制）。

備用金管理制度：

   （1）工作人員需臨時借用備用金時，先到財務部索取“借款單”，財務人員根據實際需要向借款人發放“借款單”，一式三聯，借款人按規定的格式內容填寫借款日期、借款部門、借款人、借款用途和借款金額等事項，經項目主管經理簽字同意，再由財務負責人簽字批準后，方可到財務部辦事處辦理借款手續。財務人員審核簽字后的“借款單”各項內容是否正確和完整，經審核無誤后才能辦理付款手續。
  （2）借款人員完成業務后應在三日內到財務部索取“報銷單”，填寫好“報銷單”的各項規定內容，并經主管經理審批后，再將“報銷單”返回財務部，財務人員根據財務制度規定認真審核，審核無誤后，辦理報銷手續。
   （3）借款人辦理報銷手續時，財務人員應查閱“備用金”，查明報銷人員原借款金額，對報銷的超支款項應及時付現退還本人，對報銷后低于備用金金額款項的，應讓其退回余額以結清原借款單所借賬款。
   （4）因業務原因長期借用備用金的人員可由財務部根據實際情況核定，撥出一筆固定數額的現金并規定使用范圍；使用部門必須設立專人經管定額備用金，備用金經管人員必須妥善保存支付備用金的收據、發票以及各種報銷憑證，并設備用金登記簿，記錄各種零星支出。
   （5）財務部應當按照借款日期、借款部門、借款人、用途、金額、注銷日期建立備用金臺賬，按月及時清理。
   （6）借用備用金的人員應及時沖賬，對無故拖延者，財務部發出最后一次催辦通知后還不辦理者，財務部將從下月起直接從借款人工資中抵扣，不再另行通知。

參考資料：
百度百科詞條：http://baike.baidu.com/view/540279.htm
亞拓技術支持庫：現金管理中的現金流問題